SIGMA BILLING - IDAAN GESTIÓN

Transformación digital del sistema de gestión operativa del IDAAN

Cliente
 

El Consorcio Sigma Billing, perteneciente al Grupo TX, es una organización especializada en proyectos de levantamiento de información, procesamiento de datos y gestión integral de servicios públicos. Entre sus principales funciones están la lectura de medidores, distribución de facturas físicas y digitales, gestión de cobros, administración de suscripciones electrónicas e instalación y reconexión del servicio de agua. Estas actividades se desarrollan en varias provincias de Panamá, respaldadas por una amplia fuerza laboral, flota vehicular y red de agencias.

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Además, el consorcio ofrece servicios de apoyo a instalaciones y gestiones administrativas, posicionándose como un aliado estratégico para instituciones públicas. En este contexto, Sigma Billing actúa como proveedor del sistema de gestión operativa del IDAAN, entidad encargada del suministro de agua potable y alcantarillado en Panamá. Frente a los retos del crecimiento urbano, el IDAAN decidió impulsar una transformación tecnológica junto a Grupo TX, orientada a digitalizar procesos, mejorar la atención al cliente y aumentar la eficiencia operativa. Esta alianza ha permitido renovar la infraestructura tecnológica y modernizar la prestación de servicios básicos mediante soluciones automatizadas, escalables y centradas en el ciudadano.

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Retos

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Antes de la transformación liderada por Grupo TX, IDAAN enfrentaba una realidad tecnológica y operativa profundamente limitada, que comprometía seriamente la calidad del servicio y su capacidad institucional para gestionar eficientemente los procesos. La situación era crítica: los sistemas existentes no solo eran obsoletos, sino que presentaban graves fallas estructurales que hacían inviable su continuidad a largo plazo.

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Infraestructura tecnológica completamente desfasada

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Los sistemas del IDAAN estaban instalados en servidores locales, sin capacidad de escalabilidad. Esto ralentizaba las operaciones, aumentaba el riesgo de fallas y dificultaba la incorporación de mejoras.

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Sistemas aislados sin integración entre procesos

Cada área trabajaba de forma independiente, sin conexión entre procesos. Esto causaba duplicación de datos, errores, falta de trazabilidad y visión incompleta del sistema.

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Procesos manuales propensos a errores y lentitud

Tareas como lectura de medidores, facturación o reconexiones se hacían manual o semi-digitalmente, lo que aumentaba los errores y afectaba la precisión en la atención al cliente.

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Ausencia de analítica operativa y de gestión

La información se almacenaba en sistemas fragmentados, sin permitir la generación de reportes útiles ni análisis para la toma de decisiones. Las acciones eran reactivas y sin respaldo en datos.

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Falta total de canales digitales modernos para el ciudadano

No existían portales digitales ni automatización para trámites simples. Los usuarios debían acudir presencialmente a las oficinas, lo que dificultaba el acceso y generaba saturación.

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IDAAN enfrentaba un entorno crítico, donde los sistemas no estaban diseñados para crecer ni responder a la demanda actual. La organización operaba en un entorno reactivo, limitado, poco eficiente y con grandes riesgos de continuidad. Era urgente una intervención estructural que diera paso a una verdadera transformación tecnológica, operativa y de atención al ciudadano.

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Solución

La solución implementada por IDAAN, con el apoyo de Grupo TX, se basó en la migración completa de su infraestructura a la nube de AWS y la adopción de la plataforma ARI para digitalizar sus procesos operativos clave. Esta transformación representó un cambio estructural que permitió resolver las barreras tecnológicas históricas de la institución.

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Gracias a esta modernización, IDAAN logró superar desafíos como el uso de sistemas no escalables, la fragmentación de datos y la falta de integración entre áreas. La nueva solución creó un sistema ágil, escalable y adaptable al crecimiento y los cambios constantes de la organización, abriendo paso a una nueva etapa en su gestión operativa.

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Componentes de la Solución:

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• Lectura mensual de medidores: Digitalización del proceso mediante formularios ARI Form y sincronización automática a la nube. Recolección de datos con geolocalización, fotografías, firma y validación en sitio.

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• Facturación física y digital: Generación y distribución automática de facturas, integradas con herramientas de comunicación digital como AWS Pinpoint y Connect. Se facilita la afiliación a factura digital desde el portal web.

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• Instalación, corte y reconexión de medidores: Sistema ARI para programación, seguimiento, ejecución en campo y cierre digital de cada operación. Se registra evidencia, responsable, ubicación y tiempo de respuesta.

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• Gestión de cobros: Automatización de recordatorios de pago, detección de morosidad, análisis de comportamiento de pago y canalización de acciones de cobro.

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• Migración a infraestructura AWS: Implementación de una arquitectura flexible y escalable, utilizando servicios como Amazon S3, Lambda, RDS, Glue, entre otros. Esto garantiza alta disponibilidad, seguridad de los datos y soporte continuo.

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• Paneles de control y trazabilidad: Dashboards de visualización para seguimiento de indicadores clave, control de procesos en tiempo real y generación de reportes para auditoría.

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Resultados

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Desde su implementación en 2023, la operación del sistema se ha expandido y ha evolucionado continuamente para abarcar nuevos módulos y funcionalidades, incluyendo procesos más complejos y automatizados. Esto ha sido posible gracias a la infraestructura basada en la nube de AWS, que permite escalar las capacidades del sistema de forma rápida y segura, adaptándose a las necesidades cambiantes del cliente y del entorno operativo.

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• Mayor eficiencia operativa: Reducción significativa en los tiempos de lectura, instalación y reconexión. Procesos automatizados y monitoreados desde un sistema centralizado.

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• Modernización digital completa: Eliminación de sistemas heredados. Migración total a la nube de AWS con una arquitectura de alta disponibilidad, tolerancia a fallos y mantenimiento optimizado.

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• Optimización en la entrega de facturación: Emisión de facturas más rápida, mayor precisión en la información y aumento en la adopción de la factura digital.

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• Atención al ciudadano más accesible: Creación de canales digitales que permiten al ciudadano autogestionar servicios como suscripciones, consultas y reclamos sin depender de asistencia presencial.

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• Toma de decisiones con base en datos reales: Información actualizada en tiempo real para análisis operativos, financieros y logísticos, lo que permite a los líderes del proyecto ajustar estrategias con agilidad.

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• Contribución a la sostenibilidad: Reducción del uso de papel, menor cantidad de desplazamientos físicos y optimización de recursos en general.

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El proyecto no solo transformó los procesos internos del IDAAN, sino que también sentó las bases de una nueva cultura operativa, orientada a la innovación, la eficiencia y la mejora continua. También es un ejemplo de cómo la tecnología puede ser una aliada estratégica para transformar instituciones críticas en entornos urbanos complejos. Gracias a la solución de Grupo TX, IDAAN cuenta hoy con un sistema más ágil, seguro y preparado para crecer junto a la demanda ciudadana.

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Esta transformación no sólo ha impactado la operación interna de la institución, sino también la experiencia del usuario final, fortaleciendo la confianza en el servicio y estableciendo las bases para una gestión más moderna, eficiente y sostenible en el largo plazo.

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Grupo TX reafirma su compromiso con el desarrollo de soluciones que integran tecnología, eficiencia y servicio para construir un futuro más conectado y resiliente.